La rete URBS è nata ufficialmente a Roma nel febbraio 1992, su iniziativa di cinque biblioteche di diversa nazionalità (American Academy, British School, Det Danske Institut for Videnskab og Kunst i Rom, Det Norske Institutt i Roma for Kunsthistorie og Klassisk Arkeologi, Svenska Institutet i Rom) riunite in un consorzio intorno alla Biblioteca Apostolica Vaticana, sotto il patrocinio dell’Unione Internazionale degli Istituti di Archeologia, Storia e Storia dell'Arte.

In realtà, le premesse di una collaborazione per costituire un catalogo comune si erano avute già negli anni ’80, quando le bibliotecarie dell’American Academy in Rome e della British School si scambiavano le schede e si riunivano, successivamente anche con i Bibliotecari dell’Istituto Svedese, dell’Istituto di Norvegia e dell’Accademia di Danimarca, con l’intento di costituire una rete a livello informale e poco tecnico.

Quasi negli stessi anni, precisamente nel 1986, la Libera Università Maria Santissima Assunta (che tuttavia si unirà ufficialmente alla rete nel 1992) aveva partecipato con la Biblioteca Vaticana all’acquisto di un sistema informatizzato comune di catalogazione.

Nel marzo del 1990 fu organizzato un incontro presso la British School a cui presero parte rappresentanti delle biblioteche dell’Accademia americana, dell’Istituto svedese, dell’Accademia di Danimarca, dell’Istituto austriaco, dell’Istituto di Norvegia, dell’Accademia Belgica e di quella Olandese per esaminare la possibilità di una cooperazione.

A questo incontro seguirono i primi contatti informali tra i cinque Istituti e l’allora Prefetto della Biblioteca Vaticana, Padre Leonard E. Boyle, che il 3 aprile 1990 li invitò a prendere visione del sistema della Biblioteca vaticana, Geac8000. I cinque Istituti, dunque, accettarono l’offerta di utilizzare il server della Biblioteca vaticana e di usufruire del know how informatico del suo Centro Elaborazione Dati (CED) per costituire una rete comune e iniziarono così l’automazione dei propri cataloghi. Via via il gruppo si è accresciuto grazie all’inserimento di Istituti, dapprima come osservatori e partecipanti a gruppi di studio, poi come veri e propri membri: è il caso, ad esempio, dell’Ecole Française de Rome e dell’Accademia olandese.

Oggi URBS è costituita da 11 Istituti e Accademie di ricerca di diversi paesi: Austria, Danimarca, Finlandia, Gran Bretagna, Italia, Norvegia, Spagna, Stati Uniti, Olanda, Svezia e Svizzera. L’obiettivo della rete, il cui patrimonio librario è prevalentemente orientato verso le discipline umanistiche è quello di fornire alla propria utenza un catalogo coordinato collettivo di biblioteche specializzate a Roma.