Il catalogo collettivo della Rete attualmente consta di circa 500.000 record bibliografici: oltre alle monografie e ai periodici comprende anche registrazioni di fotografie, stampe, risorse elettroniche, carte geografiche e spartiti musicali. Negli anni la banca dati è stata implementata grazie a progetti di catalogazione retrospettiva intrapresi dai diversi istituti membri e grazie al quotidiano lavoro di aggiornamento.
Il catalogo adotta il formato USMARC (ora MARC21) e si basa per la descrizione bibliografica sugli standard internazionali ISBD (International Standard Bibliographic Description). Le intestazioni, grazie all'authority file bilingue, sono in lingua italiana e inglese. Per la lingua italiana segue le Norme vaticane per il Catalogo degli stampati e il Soggettario Vaticano (SBAV), mentre per la lingua inglese segue le regole di catalogazione AACR2 (Anglo American Cataloguing Rules) e le norme di soggettazione e le voci del soggettario della Library of Congress.
La gestione centralizzata della base di dati, responsabilità dei Database Editor (DBE), garantisce l’uniformità nel trattamento dei dati bibliografici e la coerenza dell’authority file e del thesaurus ottenute attraverso la verifica e la validazione delle voci di authority e mediante la creazione e il mantenimento dei collegamenti fra intestazioni italiane e inglesi.
La struttura multilingue del catalogo consente dunque agli utenti di effettuare interrogazioni indifferentemente in italiano o in inglese, e di recuperare tutto l’insieme delle notizie bibliografiche che fanno riferimento a quanto cercato, a prescindere dalla lingua in cui è espresso.
Il 12 maggio 2006 è stato firmato il contratto di acquisto di Millenium della Innovative Interfaces, nuovo software per la realizzazione del catalogo collettivo.
L’adozione di Millenium permette di offrire una gestione più flessibile dei singoli cataloghi di URBS, servizi completamente nuovi fra cui un accesso diretto al materiale fotografico degli archivi che già partecipano al catalogo, dà la possibilità di ricerche personalizzate e nel prossimo futuro faciliterà l’uso di risorse elettroniche sia locali che esterne alla rete.
Il sistema permette inoltre la creazione di un catalogo virtuale con l’aggregazione di altre biblioteche di ricerca di Roma per offrire agli utenti una più ampia base bibliografica a sostegno della ricerca accademica.